Conozca la mejor forma de garantizar el control y la trazabilidad en tiempo real de los productos quirúrgicos de alto coste
La digitalización y la big data están revolucionando las instituciones de la salud y sus logísticas, dentro del cual el conocimiento interno en tiempo real de la ubicación de insumos y productos médicos tienen un gran impacto en la economía, eficiencia y calidad de la prestación de sus servicios.
Y es que justamente en una era en que el valor de los datos e insumos es altísimo, contar con un sistema de almacenamiento y transmisión de datos en hospitales traen consigo múltiples beneficios, que pueden traducirse en mayor visibilidad de procesos, en una mejoría en la gestión de negocios y en la seguridad de la salud de los pacientes. Por esta razón queremos presentarte los pasos para gestionar de forma óptima nuestra smart cabinet Stockey RFID, una solución de acceso seguro para materiales e insumos quirúrgicos de alto costo. Pero antes repasemos de qué trata este sistema de almacenamiento y sus implicancias.
La RFID es el acrónimo de Radio Frequency Identification y consiste en una tecnología de almacenamiento y transmisión de información almacenada en etiquetas o transpondedores. Generalmente se usa para identificar objetos. Si bien, desde hace décadas se utiliza en distintos rubros, su interés va en aumento por su efectiva aplicación a distintos sectores, en el que la salud es sin duda, uno de los campos en el que esta tecnología tiene mayor potencial. Especialmente en el sector logístico.
Para que un hospital o organización de la salud funcione eficazmente, es necesario con fundamental el trabajo que realiza el área de logística. De ella depende la eficacia y la calidad de la prestación de los servicios, ya que abarca tanto la gestión de los proveedores de productos y servicios como la disposición final de los residuos patogénicos, incluyendo el flujo de medicamentos,insumos, equipos y personas. Sin dejar por fuera que los contratiempos y fallas que se den son sumamente riesgosas para el personal y como consecuencia para los pacientes. Dada a la criticidad de los servicios que brinda esta área es necesario contar con un apoyo tecnológico que otorgue un mejor manejo de la información requerida.
Bien, llegados a este punto hablemos de nuestro cabinet: Stockey RFID. Se trata de un sistema pensado para el almacenamiento, control y seguimiento de productos de alto costo. Llamémoslo mejor, ecosistema, el cual está conformado por varios equipos en el que la característica principal es un armario de alta seguridad donde se almacenan todos estos productos. Todos los productos que se introducen en el armario cuentan con trazabilidad, es decir están altamente controlados, ya sea antes del ingreso, en el ingreso y al retirarlos para el uso de cada paciente. Está disponible en dos configuraciones: simple y doble, que se adaptan según la capacidad y necesidad que se tenga en los servicios.
El armario tiene una puerta vidriada, por lo que se puede visualizar hacia adentro y dos puertas metálicas con un cerramiento preciso para que no haya forma de forzar la apertura que no sea con la tarjeta, no hay manera de poder abrirlo manualmente.
En caso de contingencias y emergencias extremas donde hayan fallado los generadores del hospital, dispone de un mecanismo de extrema seguridad que permite su acceso. Una vez restaurado el control y resuelta la contingencia (como puede ser un corte de luz), el equipo detectará que hubo movimiento de armario que habrá que justificar. Además cuenta con una batería de respaldo para cuando estas fallas sean muy prolongadas.
Veamos ahora cuales son los pasos a seguir para su gestión efectiva:
- Etiquetado en la farmacia
Se toma el producto o artículo al cual se le quiere hacer el control. Este comienza en farmacia, donde se le agrega una etiqueta que se pega sobre el equipo que queda registrada al producto. Todas las etiquetas están asociadas unívocamente a un único producto, es decir, no se pueden reutilizar. Además, contienen una pequeña antena que es la que permite hacer seguimiento del ingreso o no del producto dentro del armario.
- Ingreso al armario en el servicio de Hospital
Los armarios ubicados dentro de los servicios del hospital generalmente se usan en quirófanos o hemodinamia, sectores donde hay productos que tiene un alto costo y alto riesgo, por lo que necesitan este seguimiento especial. Entonces, una vez que llega al servicio el producto y que previamente fue etiquetado en farmacia y sus datos fueron cargados, es cuando se procede a abrir el armario. Esta acción se realiza con una tarjeta para la cual cada técnico y médico tendrá autorización para su acceso, es decir, evitándose así que cualquier persona pueda abrir el armario. Este y cada uno de los movimientos quedan registrados. Una vez ingresado el producto al armario se cierran las puertas y pasa a estar dentro del stock del equipo, donde ya se hizo el seguimiento del personal responsable de ingresarlo. Además sabremos que el producto está dentro del armario en todo momento.
“Este proceso es 100% digital, si bien existe la posibilidad de imprimir informes en los casos necesarios, está pensando como un funcionamiento enteramente digital. Lo importante del RFID es conocer exactamente dónde está el artículo y quién hizo el movimiento y para qué”. German Ariel Ferraro, Técnico especialista del área de informática de Inhar, Buenos Aires.
- Retiro de armario y asignación al paciente
En el caso de realizar el procedimiento con el paciente, por ejemplo, como pueden ser en quirófano; si hace falta retirar un artículo, el personal autorizado podrá volver a abrir el armario con su tarjeta (que ya está registrada a su nombre), retirar el artículo, y una vez que lo hace, dispondrá de una computadora ubicada junto al armario donde se hace el registro del artículo que se le está asignado a un paciente. Para hacer este procedimiento en la computadora, también se utiliza la misma tarjeta para abrir el armario, a fin de indicar quién fue la persona que está ejecutando ese procedimiento y asignando este artículo para ese paciente.
Acá finaliza el seguimiento, lo cual significa que el artículo o producto ya fue usado para un paciente y es cuando se podrá volver comenzar el ciclo con un artículo de nuevo.
“Lo más importante de este equipo es la seguridad del seguimiento y control de los artículos, de tener en todo momento la seguridad y certeza de que están bajo seguimiento. Muchos de estos artículos tienen una fecha de caducidad y estamos satisfechos de que el personal de salud pueda tener la tranquilidad de tener ese control. Además de que están a disponibilidad del paciente ante cualquier emergencia están resguardados de una manera segura”, dice German.
Inhar es la primera empresa especialista en ingeniería y arquitectura hospitalaria de la Argentina que tiene su propia escuela para la capacitación de técnicos en gestión de sistemas y procedimientos que facilitan su trabajo y garantizan una mejor salud para los pacientes. Convencidos de que el futuro es hoy y de que la tecnología transforma vidas mientras optimiza y reduce costos de la prestación médica, impulsamos la educación a través de nuestra experiencia y años de trabajo.
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