El Hospital Italiano de Buenos Aires se convirtió en la primera institución de salud del país en adquirir los almacenes automatizados Kardex y el sistema de reenvasado de unidosis, logrando agilizar la distribución y dispensación de medicamentos y reduciendo considerablemente los gastos de gestión y espacio de almacenaje.
El Hospital Italiano de Buenos Aires se convirtió en la primera institución de salud del país en adquirir los almacenes automatizados Kardex y el sistema de reenvasado de unidosis, logrando agilizar la distribución y dispensación de medicamentos y reduciendo considerablemente los gastos de gestión y espacio de almacenaje.
El Hospital Italiano de Buenos Aires es una asociación civil sin fines de lucro, dedicada a la medicina en general y de alta complejidad. En 2018 recibió la reacreditación como «hospital académico” en calidad y seguridad por parte de la Joint Commission International, consolidándose como una institución con altos estándares internacionales. El hospital cuenta con una capacidad de internación de 785 camas y gestiona más de 2.800.000 consultas anuales.
Desde 2015 el hospital Italiano de Buenos Aires ha confiado en Inhar como proveedores de la mejor tecnología de Grifols para el respaldo de almacenamiento, distribución y dispensación de medicación. Como líder innovador, el hospital buscó la tecnología más avanzada disponible en carruseles rotativos automáticos.
Un cambio de paradigma en la logística: transformación de espacios en beneficio de los técnicos y pacientes
En los años 60, el físico y filósofo estadounidense Thomas Kuhn planteaba que un cambio de paradigma científico se producía cuando los supuestos básicos generales, las teorías, leyes y técnicas aplicadas hasta el momento por los miembros de una comunidad científica, resultan incapaces para explicar anomalías y dudas que van surgiendo en una materia. Kuhn sostenía que el cambio de paradigma resulta tan trascendental que el paradigma anterior ni siquiera es comparable con el paradigma nuevo, ya que las palabras que se utilizan para explicarlas son desiguales, novedosas.
Años más tarde este término se fue extiendo dentro de la ciencia y otros ámbitos, entendiéndose también el cambio de paradigma como un cambio en la visión global en referencia una disciplina. Y esto fue lo que justamente hizo el área logística del Hospital Italiano de Buenos Aires el sistema Kardex y de reenvasado de unidosis de Inhar.
Desafío
Espacio, seguridad e identificación de los productos e insumos médicos
El Italiano de Buenos Aires necesitaba actualizar su depósito de farmacia y productos médicos que funcionaban bajo un sistema de pallets, racks y estanterías, en un depósito semiautomatizado para satisfacer sus necesidad en eficiencia y seguridad para la administración de medicamentos. Pero esta conversión precisaba de una forma simplificada de realizarse. El área de logística necesitaba tener más espacio y no contaba con la posibilidad de extenderse a nivel físico, por lo que requirieron de un sistema que les permitiera eficientizar el espacio, sin interrumpir el trabajo y por ende, la atención de los pacientes.
Estrategia y solución
El equipo de Inhar se centró, en primer lugar, en la optimización del espacio destinado para la instalaciones de 4 sistemas Kardex, horizontales y verticales en un espacio de más de 700 m², que mejoró la productividad y seguridad en los procesos de producción y almacenamiento de medicamentos e insumos médicos. Esta instalación fue seguida por los equipos de reenvasado, fraccionamiento y etiquetado seguro MPI Packing system, blispack y MPI Bagging system, que posibilitaron la unión de distintas tecnologías vinculadas a un software permitiendo el acceso a registros diarios, ficheros formularios, entre otros.
Principios producto a la persona
Los carruseles Kardex se rigen por el principio “producto a la persona”. Garantizan la mayor productividad posible gracias al software de control y su estructura compacta hace posible el aprovechamiento y recorrido del espacio. También disponen de un motor con un convertidor de frecuencia que hace factible acelerar y frenar de manera muy suave.
Flexibilidad para el almacenamiento
El carrusel vertical Kardex posee bandejas para el almacenamiento de artículos de embalaje original y su altura puede subdividirse según su uso individual. Por su parte, el Kardex horizontal permite proyectos a medida – de hasta 4 metros- según los productos a gestionar y la zona disponible. Además, tienen hasta 60t de carga que pueden subdividirse en niveles de estantes
Automatización hacia el usuario: mayor ergonomía
Los usuarios quedan librados de bajar o subir escaleras o agacharse para recoger cargas pesadas. Todos los niveles con bandejas se desplazarán automáticamente hasta el o ella.
Seguridad al 100%
Protección absoluta al usuario gracias a sus dispositivos de seguridad para el acceso y al cierre perimetral de todo el sistema. Cada artículo depositado está protegido contra el acceso no autorizado.
Sistema de renvasado: rotulado y trazabilidad segura
Mejora el nivel de servicio reduciendo el riesgo de errores humanos, aumento de la productividad diaria, facilidad de usabilidad, a través de sistemas de impresión térmica, software de gestión informático y pantallas táctiles.
Etapas del proceso
1. Diseño
El equipo del depósito logístico del Hospital Italiano, liderado por el Jefe del área de farmacia, Martin Silveira, diseñaron una estructura en la que debían evaluar las mejores opciones para la colocación de los Kardex, y así poder aprovechar la totalidad de sus funciones. Dentro del depósito tenía un techo alto de 5 metros de altura utilizaron para sus Kardex horizontales.
2. División de etapas
Del depósito central depende todo el hospital, por lo que el Jefe del área y su equipo trabajan 24 horas del día. Para poder realizar las instalaciones sin frenar el trabajo, se dividieron las etapas de instalaciones, de acuerdo a colocación física de cada uno de los equipos que comprenden todo el sistema.
3. Capacitaciones
Una vez realizada la instalación, el equipo de Inhar impartió capacitaciones destinadas a los jefes y personas responsables de las decisiones del depósito central para la gestión y correcto manejo de los equipos.
Para Martin Silveira esto significó un cambio total en los procedimientos internos, para el que además como líderes del área tuvieron el compromiso de ayudar al ánimo del personal de trabajo, mostrándoles los beneficios posteriores a las instalación de los sistemas.
4. Evaluación
Una vez diseñado y ejecutado todo el sistema, el equipo logístico del hospital comenzó a evaluar los procedimientos para ajustar los indicadores de eficiencia.
«Nosotros como empezamos trabajando, no terminamos trabajando de la misma manera. Encontramos muchos beneficios en el medio, modificando alguna situación en particular«, dice Martín Silveira, Jefe de área logística del Hospital Italiano de Buenos Aires.
Transformación y resultados
Usando las soluciones de Inhar que combina Stockey Central, IA y talento, el Hospital Italiano de Buenos Aires transformó su modelo operativo en el área logística, estableciendo las bases para un crecimiento contínuo. Desde entonces, el Hospital trabaja de manera más oportuna:
Mayor eficiencia y accesibilidad
«A las personas que tenían muchos años de trabajo les costó adaptarse porque ellos preferían caminar por las estanterías. Los cambios a veces no son fáciles, pero hoy saco los Kardex de los depósitos y la gente no va a saber cómo trabajar, no van a querer trabajar porque están muy cómodos con eso«, asegura Martín.
> Ahorro de tiempo
8 pedidos en un turno de noche pasó a realizarse en 2 horas y con una sola persona. Lo que representa la eficiencia al máximo.
> Seguridad al paciente
Disminuyó de 10 a 1 los errores de preparación y tiempo de espera de los distintos botiquines médicos. El Hospital está mucho más conforme y confiado con los envíos.
Clave para la adopción de la nueva tecnología
«Nosotros lo que tratábamos de hacer es que en las capacitaciones les mostrabamos al personal qué beneficios iban a tener, de que no tenían que moverse de ese lugar, que sus pedidos iban a ser más rápidos y más exactos. Entonces no iban a tener tantos reclamos de otros sectores de que había errores en preparación y eso enseguida se nota y no hubo mucha necesidad de seguir convenciendolos. Se convencieron solos«, afirma el jefe del área de logística.
Martin Silveira agregó que como área requieren que el tiempo de respuesta ante un evento sea lo más rápido posible trabajando, “y ese tiempo con Inhar es rápido e inmediato”
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